(23.07.2022 Thứ 7 với chủ đề LEAN HR)
GOOD MORNING Thầy/Cô và Anh/chị CEO SG08,
Em là Định – Team 07 sẽ Recap nội dung buổi học theo bố cục các phần CÁI MÌNH NGHE – CÁI ẤN TƯỢNG – CÁI ÁP DỤNG.
(Cảm ơn Cô Vương Phi đã khai sáng TƯ DUY: Hiểu Lean + Áp dụng Lean vào công việc và cuộc sống).
Sau bài giảng về chuyên đề Lean HR em Định – Team 7 tâm đắc nhất phần “TRIỆT TIÊU 08 LOẠI LÃNG PHÍ” trong doanh nghiệp.
A – PHẦN NGHE ĐƯỢC
Nay e lại được Cô trang bị 1 TƯ DUY BÁ ĐẠO: “CHỐNG LÃNG PHÍ cũng là CÁCH KIẾM TIỀN”
Do em đang làm trong lĩnh vực về Tư vấn & Đào Tạo nên 3 KEY em sẽ áp dụng sau bài giảng của Cô Vương Phi:
- Triệt tiêu lãng phí (Cái này sau bài giảng em sẽ đưa ra checklist để e cần tối ưu chi phí)
- Chuẩn hóa quy trình (Em có viết quy trình cho mỗi phòng ban)
- Ứng dụng công nghệ (Cái công nghệ này bên em đã và đang áp dụng)
Mục tiêu chiến lược:
- Nhận diện 8 loại lãng phí trong nhân sự
- Nâng cao hiệu suất làm việc bằng Lean HR
Sau 2 năm doanh nghiệp của em vật lộn, vất vả, đương đầu với Covid thì có 2 Keyword chính mình mọi CEO cần hiểu rõ & làm đúng: TINH GỌN + HIỆU QUẢ mới là sự ƯU TIÊN HÀNG ĐẦU.
Chúng ta lại có 3 KEY lớn nữa cần TẬP TRUNG vào:
- Triệt tiêu lãng phí
- Chuẩn hóa quy trình
- Ứng dụng công nghệ
B – PHẦN ẤN TƯỢNG
*TRIỆT TIÊU LÃNG PHÍ:
1. Defects – Sai lỗi
Đối với 1 số lĩnh vực sản xuất thì những lỗi vặt của nhân sự như làm hư tổn, hư hao tài sản, làm lỗi sản phẩm chẳng hạn. Hay đơn giản chỉ là việc in sai tài liệu, in nhầm giấy tờ cũng xem như là 1 hoạt động gây lãng phí cho doanh nghiệp chúng ta.
2. Overproduction – Dư thừa
Lấy ví dụ như sản xuất hơn mức cần thiết, hơn mức quy định của nhân viên làm thêm những sản phẩm dư thừa không phục vụ được gì cả chỉ gây lãng phí. Hay chỉ đơn giản là in tài liệu dư thừa. Đặc biệt với bên em làm mãng đào tạo thường xuyên in tài liệu nên việc dư thừa là lãng phí.
3. Waiting – Chờ đợi
Máy móc hoạt động không hết công suất, nhân sự làm việc ì ạch, tị nạnh nhau và chờ đợi từ người khác. Nhân sự không chủ động hoàn thành công việc mà phải đợi nhắc, đợi chờ từ đồng nghiệp.
4. Non Utilised Talent – Nhân lực
Nhân viên không sáng tạo mà chỉ SAI ĐÂU LÀM ĐẤY cũng xem như là 1 loại lãng phí. CEO cần tận dụng SỰ SÁNG TẠO và NĂNG LỰC của nhân sự để phát huy tối đa hiệu quả công việc. Tận dụng nhân viên làm truyền thông, bán hàng cho công ty.
5. Transportation – Vận chuyển
Đối với 1 số lĩnh vực cần sự di chuyển nhiều như vận tải hay giao nhận thì CEO cần tính toán xem quãng đường đó cần được tối ưu như thế nào? Rút ngắn thời gian di chuyển từ địa điểm A – B để tiết kiệm chi phí. Ví dụ văn phòng của Sếp nên gần chỗ Thư ký để tiện di chuyển, trao đổi công việc đó cũng là 1 cách chống lãng phí.
6. Inventory – Tồn trữ
Đặc biệt đối với doanh nghiệp đang làm trong lĩnh vực sản xuất chú ý quy trình bảo quản hàng tồn kho vì nhân sự họ làm sai quy trình, không đúng quy cách sẽ dẫn đến gây thiệt hại, hư hỏng sản phẩm làm lãng phí.
7. Motion – Thao tác
Trong quá trình làm việc nhân sự có những thao tác THỪA không cần thiết như nghe nhạc trong giờ làm việc gây xao nhãng. Trong lúc làm việc thì thường di chuyển nhiều, tán gẫu với đồng nghiệp. Làm những việc dư thừa như check mạng xã hội.
8. Extra Processes – Vận hành thừa
Cái này CỰC KỲ HAY do em nhận thấy QUY TRÌNH có nhiều bước không cần thiết lắm nhưng không dám cắt bỏ dẫn đến MẤT THỜI GIAN cho những bước nhỏ này. Và nó cũng chẳng tạo ra giá trị gì hay đem lại hiệu quả nào cho công ty chí ích là về mặt thời gian và tiền bạc.
C – PHẦN ÁP DỤNG
* VIẾT QUY TRÌNH
Sau khi hiểu về các loại LÃNG PHÍ cần được TRIỆT TIÊU thì các CEO cần phải ngồi VIẾT QUY TRÌNH.
Nào! Các CEO hãy tự đặt câu hỏi này nhé, TỰ ĐẶT – TỰ ĐI TÌM CÂU TRẢ LỜI vì chỉ có bạn mới hiểu doanh nghiệp của bạn mà thôi. Mỗi nhà mỗi cảnh!
- Vậy viết quy trình là gì?
- Ai phối hợp với CEO viết quy trình này?
- Thế nào là quy trình tinh gọn?
- Viết quy trình chuẩn như thế nào?
Bên em thì làm về dịch vụ nên sẽ có QUY TRÌNH DỰ ÁN. Vì vậy em sẽ ngồi lại với các trưởng phòng của mỗi phòng ban để viết quy trình cho nhân sự. Có quy trình cũng giống như có công cụ làm việc mang tính chiến đấu cực cao.
- Bước 1: Xác định nhu cầu và mục tiêu của công việc
- Bước 2: Xác định số bước của quy trình làm việc
- Bước 3: Kiểm soát, kiểm tra quy trình làm việc
- Bước 4: Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm
- Bước 5: Mô tả/diễn giải các bước công việc
- Bước 6: Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu tham khảo, biểu mẫu kèm theo
*ÁP DỤNG LEAN:
Phần cuối “Áp dụng Lean” là vô cùng quan trọng với em, vì học xong mà không đưa vào thực tiễn thì coi như phí phạm quá. Vậy cần áp dụng Lean như thế nào vào doanh nghiệp của mình.
Anh/Chị khác xem tham khảo nha, phần này viết cho em nên có 1 số thứ sẽ không cần thiết với các doanh nghiệp khác.
– Triệt tiêu lãng phí:
Tận dụng công nghệ để tránh “Lãng phí về vật chất”:
- Các loại tài liệu in giấy → Chuyển hẳn sang File điện tử
- Các nội dung bài giảng → Đã đưa lên hệ thống E-Learning
- Thay vì sử dụng bảng viết → Áp dụng mô hình học trực tuyến có Slide
Tận dụng công nghệ để “Lãng phí về con người”:
- Tận dụng toàn thể nhân sự → Làm kênh bán hàng, truyền thông cho CTY
- Đào tạo nhân sự → Có hệ thống đào tạo ELearning để kiểm tra chất lượng NS
- Tận dụng các công cụ họp trực tuyến để chống lãng phí di chuyển mất thời gian
– Viết quy trình:
Các quy trình cần kiểm soát và viết lại để CẮT BỎ các BƯỚC THỪA.
- Quy trình tư vấn tinh gọn cho p.KD
- Quy trình triển khai dự án cho p.KT
- Quy trình tuyển dụng, đào tạo cho p.NS
Cắt bỏ, loại bỏ những bước KHÔNG TẠO RA GIÁ TRỊ cho MỤC TIÊU.
Em xin tạm dừng bài chia sẻ ở đây, vì bài dài quá rồi. Chúc các Anh/chị áp dụng thành công.
Comment ý kiến và bài học nhận được nhé!
===
Cảm ơn Thầy/Cô và các Anh/chị đã đọc đến dòng cuối cùng.
Kính chúc Thầy/Cô thật nhiều SỨC KHỎE.
Dinh Nguyen From team 7 with love…
