Định viết bài này để chia sẻ quy trình giao việc cho nhân viên dành cho các bạn hiện đang là quản lý ở các công ty. Vào thời điểm Định mới bắt đầu làm Sếp thì cũng gặp rất nhiều khó khăn để giao việc cho cấp dưới của mình.
Với mục tiêu là giúp cho mọi người có thêm thông tin và 1 ít kinh nghiệm của Định để cho việc quản lý trở nên dễ dàng hơn. Chứ làm quản lý mà suốt ngày đau đầu về việc phân bổ công việc thì đúng thật là mệt thật.
Giao việc là gì?
Nào bây giờ bạn hiểu như thế nào là khai niệm “Giao việc”?
Bạn có biết từ giao có nghĩa là “giao phó”, “phó thác” cho 1 ai đó làm 1 việc mà bạn đã làm trước đó. Vậy bạn cần có kỹ năng giao việc như thế nào để người tiếp nhận nắm bắt được vấn đề.
Vậy giao việc được hiểu nôm na là hành động uỷ thác trách nhiệm về 1 công việc cụ thể cho 1 ai đó. Người giao việc thường có vị trí, chức vụ cao trong tổ chức và có quyền hạn trong phạm vi công việc nhất định.
Kỹ năng giao việc có thật sự quan trọng?
Mình hay nói với các quản lý cấp trung của mình là phải có kỹ năng giao việc. Vì khối lượng công việc chúng ta xử lý một ngày là vô cùng nhiều, nếu như không biết cách uỷ thác công việc thì bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn.
Quỹ thời gian của mình cũng chỉ có 24H nếu ôm đồm nhiều việc thì bạn sẽ không thể tập trung vào những việc quan trọng được.
Có 5 lợi ích khi bạn có kỹ năng giao việc:
- Tiết kiệm được thời gian
- Tập trung vào việc quan trọng hơn
- Biết uỷ thác cho đúng người đúng việc
- Hiểu được cách làm việc với con người
- Trang bị được thêm các kỹ năng mềm khác
4 bước quy trình giao việc cho nhân viên hiệu quả
Là một nhà quản lý, nắm bắt được nghệ thuật trong giao việc là điều rất cần thiết. Khi công việc được giao đúng người phù hợp, năng suất làm việc chung của cả nhóm được cải thiện, quy trình làm việc trở nên trơn tru và hoạt động quản lý công việc sẽ bớt rắc rối hơn.
Dưới đây là quy trình 4 bước giao việc giúp bạn biết cách phân chia công việc, giao việc cho đúng người, xác định rõ mục đích và đạt được mục đích khi công việc hoàn thành (kết quả công việc, cơ hội học hỏi và phát triển nhân viên, cải thiện đội nhóm…)
Bước 1: Sự chuẩn bị
Xác định những thông tin bên dưới:
- Bạn sẽ mô tả công việc cần giao như thế nào?
- Mục tiêu của công việc là gì?
- Mục tiêu công việc có liên quan như thế nào đến mục tiêu chung của phòng ban ?
- Tại sao sao bạn lại giao công việc đó?
- Công việc sẽ bắt đầu khi nào ?
- Công việc sẽ được thực hiện đảm bảo những điều kiện gì ?
Bạn sẽ diễn tả như thế nào để nhân viên vui vẻ và sẵn sàng chấp nhận công việc ?
- Nếu bạn hiểu rõ về nhân viên, hiểu rõ các động lực làm việc của nhân viên và giải thích rõ ràng mối liên hệ giữa công việc và động lực làm việc của họ, họ sẽ sẵn sàng nhận việc và thực hiện công việc hiệu quả hơn.
- Tại sao bạn tin rằng họ sẽ thực hiện tốt công việc?
- Những kinh nghiệm làm việc nào sẽ hữu ích nhiều cho công việc?
- Nhân viên sẽ được lợi gì khi thực hiện công việc được giao?
Xem xét lượng công việc hiện tại của nhân viên: Không bao giờ giao việc cho nhân viên và yêu cầu thực hiện ngoài giờ làm việc trừ những trường hợp thật sự cần thiết.
Xác định các kỹ năng cần đào tạo thêm để họ hoàn thành tốt công việc.
Bước 2: Giao việc
Khi thông tin đã đầy đủ và rõ ràng thì bạn cần có quá trình giao tiếp và trao đổi để giao việc. Mục tiêu là cả hai bên cần phải hiểu rõ và thống nhất với nhau về chi tiết công việc cần phải thực hiện. Những thông tin sau đây rất quan trọng và cần thiết khi giao việc.
- Trao đổi rõ ràng mục tiêu của công việc cần giao
- Bạn sẽ trao quyền cho nhân viên ở mức độ nào ?
- Hiểu rõ về giới hạn quyền lực được giao rất quan trọng. Người nhận việc phải hiểu được khi nào họ có thể tự quyết định và khi nào phải thông qua sự đồng ý của bạn.
- Nhân viên có thể dùng những nguồn lực nào, sẽ báo cáo công việc như thế nào ?
- Xác định thời hạn thực hiện và thời gian đánh giá kết quả thực hiện công việc
- Xác định những thời điểm định kỳ để đánh giá tiến trình thực hiện công việc
Bước 3: Theo dõi và kiểm soát công việc
Để đảm bảo công việc được hoàn thành theo những kết quả được mong đợi, bạn cần phải theo dõi, kiểm tra tiến trình thực hiện công việc, đưa ra sự hỗ trợ kịp thời khi cần thiết.
Tùy thuộc vào mức độ kinh nghiệm và kỹ năng của người thực hiện công việc mà bạn sẽ có những cách kiểm soát công việc và hỗ trợ tương ứng.
- Nếu nhân viên không biết cách thực hiện công việc, bạn có thể hướng dẫn cụ thể từng bước của công việc.
- Nếu nhân viên biết cách làm mà thường xuyên làm sai tiêu chuẩn thì bạn sẽ kèm cặp và đưa ý kiến phản hồi cải thiện kỹ năng.
- Nếu nhân viên biết cách làm, có kỹ năng nhưng không có đủ thời gian hay công cụ phù hợp thì sắp xếp thêm thời gian hoặc bổ sung thêm công cụ phù hợp.
- Còn trường hợp nhân viên biết cách làm, có kỹ năng, công cụ và thời gian nhưng vẫn không thực hiện đúng, thì nguyên nhân thường là liên quan tới cá nhân nhân viên, bạn cần bình tĩnh cùng nhân viên tìm hiểu rõ nguyên nhân và giải quyết hợp lý.
Hãy cẩn thận về thông điệp mà tình cờ bạn sẽ gửi cho nhân viên thông qua mức độ can thiệp công việc. Nếu can thiệp quá nhiều so với họ cần thì có nghĩa là bạn đang không tin tưởng họ. Ngược lại nếu bạn can thiệp quá ít vào công việc thì nhân viên sẽ nghĩ rằng bạn không quan tâm đến công việc đó vì nó không quan trọng. Hãy thiết lập một quy trình để kiểm tra, thảo luận, báo cáo, cho phản hồi định kỳ để đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.
Ngoài ra, khi bạn đã quyết định giao việc cho một ai đó thì bạn cũng sẽ đối diện với một số rủi ro nhất định. Việc hiểu rõ các rủi ro sẽ giúp bạn dự đoán được vấn đề phát sinh và kiểm soát tốt tiến trình thực hiện công việc.
Bước 4: Đánh giá kết quả
Đánh giá kết quả công việc là cơ hội để cả hai bên nhìn lại toàn bộ quá trình công việc và rút ra những bài học kinh nghiệm hữu ích. Để đảm bảo kết quả thực hiện công việc tốt, thời điểm đánh giá nên diễn ra trước thời hạn deadline một khoảng thời gian đủ để nhân viên có thể thực hiện những công việc phát sinh trong trường hợp có vấn đề xảy ra.
Khi đánh giá kết quả công việc bạn cần lưu ý là đánh giá công việc, hành vi thực hiện công việc dựa vào những mong đợi và tiêu chí mà cả hai bên đã thống nhất với nhau lúc giao việc. Phần quan trọng nhất là bạn phải cho nhân viên những phản hồi và nhận phản hồi từ nhân viên.
Dù thành quả là như thế nào thì người giao việc và người nhận việc phải cùng nhau chia sẻ thành quả. Trường hợp kết quả tốt, nếu bạn phủ nhận những nỗ lực và đóng góp của nhân viên và nhận toàn bộ kết quả tốt về phần mình thì nhân viên sẽ cho rằng bạn đánh cắp điều gì đó từ họ. Hoặc trong trường hợp nhân viên không hoàn thành tốt công việc, nếu bạn đổ hết lỗi cho nhân viên, khi đó nhân viên sẽ cảm thấy thế nào ?
Dẫu rằng bạn đã huấn luyện những kỹ năng cần thiết và giao quyền cho nhân viên quyết định, thì việc bạn đổ lỗi hoàn toàn cho nhân viên sẽ khiến họ cảm thấy bất an, không công bằng, cảm giác như bị phản bội. Việc này cũng sẽ lấy đi động lực làm việc của những nhân viên khác.
Ví dụ về kỹ năng giao việc
Quy trình: Quy chuẩn ra các bước theo 1 trình tự cụ thể để thực hiện 1 công việc để góp phần hoàn thiện quá trình.
Quá trình: bao gồm nhiều giai đoạn để đi đến mục tiêu, mỗi giai đoạn có quy trình để hoàn thành nhiệm vụ mới chuyển sang giai đoạn tiếp theo cho đến hết chu kỳ.
Ví dụ: Quá trình đi từ điểm A đến D mình phải trải qua điểm B, điểm C và mỗi điểm như vậy có 1 quy trình để hoàn thành 1 nhiệm vụ, xong nhiệm vụ B mới đến thực hiện nhiệm vụ C. Và đích đến là điểm D.
Như vậy vai trò của Sếp là ra ĐỀ BÀI + ĐÀO TẠO để con người làm việc trong hệ thống hoàn thành được mục tiêu chung.
Đề bài: cần làm rõ mục tiêu, giá trị công việc hướng đến cho tập thể nắm được toàn cảnh.
Đào tạo: xây dựng các bộ tài liệu để giúp con người hoàn thành được nhiệm vụ được giao.
Các câu hỏi quan trọng cần làm rõ để có quy trình giao việc hiệu quả:
- Mục đích giá trị cuối cùng là gì?
- Nhận gì để hoàn thành nhiệm vụ?
- Làm những gì để hoàn thành nhiệm vụ?
- Bàn giao cho ai để chuyển sang giai đoạn tiếp theo?
Đề bài: Đưa khoá học lên hệ thống E-Learning (Unica, Gitiho, DaoTaoTinHoc)
Sếp cần đưa ra “Chỉ tiêu” và được hiểu theo ý nghĩa như thế này:
“Chỉ” trong từ chỉ số, số lượng cần hoàn thành, “Tiêu” tiêu chuẩn để có thể đưa khoá học lên hệ thống.
Sếp cần đưa số lượng, nhiệm vụ cần đạt được để hoàn thành quá trình mục tiêu tổng thể.
Tiêu chuẩn sẽ do chuyên gia đưa ra để đánh giá kết quả công việc.
Bài tập: Nhân viên nhận đề bài và làm bài tập cho các giai đoạn để thực hiện các nhiệm vụ và đưa ra quy chuẩn các bước và tiêu chuẩn để nghiệm thu công việc.
Mẫu giao việc cho nhân viên
Nhìn chung trên thị trường có nhiều mẫu giao việc cho nhân viên, tuỳ theo nhu cầu và tính chất cũng như độ khó của công việc mà bạn nên thiết kế lại mẫu giao việc cho phù hợp.
Lời kết
Định vừa chia sẻ 4 bước giao việc hiệu quả dành cho các bạn hiện đang làm quản lý hoặc chuẩn bị làm Sếp cần phải trang bị kỹ năng giao việc thật hiệu qủa.
Trong quá trình làm việc bạn cần thích nghi theo môi trường và bối cảnh, con người để linh hoạt kỹ năng giao việc cho phù hợp.
From Dinh Nguyen CEO
Các câu hỏi thường gặp
Quy trình giao việc là gì?
Là tập hợp các bước chi tiết để thực hiện 1 công đoạn trong quy trình.
Ai nên cần viết quy trình?
Không chỉ các nhà quản lý, mà còn dành cho mọi đối tượng.
Kỹ năng giao việc giúp ích được gì?
Tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất làm việc.
